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図書館総合展大交流会2013の報告と運営手法について

図書館総合展から早くも1週間が経ってしまいましたが、初日夜の大交流会も無事に終了しましたのでご報告を。

 

図書館総合展大交流会2013

http://2013.libraryfair.jp/node/1918


最終的に参加者は105名でした。参加いただいた皆さま、本当にありがとうございました。なかでも三重の皇學館大学の学生さんが5名もいらっしゃいました!!遠いところ本当にありがたいことです。いい思い出になっていればいいなぁ。

この大交流会は図書館総合展運営協力委員主催ということで、総合展出展の皆さまから多くの景品を出品いただき、抽選会も行われました!あらためて出品いただいた企業の皆さま、出展者のみなさまに御礼申し上げます。m(__)m

以下、出品いただいた皆さま方です。

ARG(ACADEMIC RESOURCE GUIDE) 様
ATR Creative 様
DNP 大日本印刷 様
NII(国立情報学研究所) 様
saveMLAK 様
カーリル 様
キハラ 様
シャンティ国際ボランティア会 様
ブレインテック 様
リブライズ 様
皇學館大学岡野研究室 様
筑波大学附属図書館 様
日本事務器 様

特に、キハラ様からはブックトラックが提供され、運営側としても嬉しい誤算でびっくりしました!実際、現物があった方が盛り上がるだろうということで、その他の景品をブックトラックに乗せ、幹事で総合展会場からタクシー乗り場まで押していき、タクシーのトランクに詰め込み懇親会場に運び入れた次第です。途中荷崩れするなど、意外に重労働で大変でした。(^_^;) 一緒に運んでくださった、井上さん、庄子さん、天野さんには感謝です。m(__)m

 

ちなみにブックトラックは当選者の方のご厚意により、エルライブラリーに寄贈されることなりました。

 

あと個人的には非売品のNII@情報犬のぬいぐるみが欲しかった!!情報犬は関西圏へ飛び立ってしまい、その他にも多数景品はあったにも関わらず、私は何も当たりませんでした、残念!


さて、実際に運営した身として、今後のために舞台裏をメモしておきたいと思います。

【日程】
日程は、初日の夜の方が出展者など参加しやすいだろう、2日目以降の宣伝につながること、運営母体の図書館総合展運営協力委員のフォーラムが初日であることから、初日の夜に設定。

【会場】
パシフィコ横浜から近いこと、宿泊者は関内エリアが多いことで関内に絞りました。次点は桜木町。条件としては、立食、貸切可能なこと。人数は100名前後で探しました。貸切になると、最低価格保証で20万~30万が多く、募集人数と単価の設定がこれによって決まります。またこういったイベントは飛び込み、ドタキャンがあるので人数の変更がどれほど融通がきくかもポイントです。

【会費】
交流メイン、学生参加なども視野に入れ、単価をできるだけ抑えるように設定。とりあえず飲み放題付。また学生割引を設けるため、今回は原資作りに受付時に学割募金を実施しました。(実際は予想していた以上に集まり、設定していた以上に還元ができました)

最終的に、昨年の実績があること、場所も関内でJR・地下鉄からも徒歩5分な立地であること、最低価格保証&単価を安く抑えられること、ギリギリまで人数変更に対応できることから、今回のお店に決定しました。

 


【受付フォーム】
普段からgoogleスプレッドを利用しているので、こちらを利用。申込者には自動返信で受付完了の通知ができるようにしました。最終のリマインドは予定通り、実施2日前。

【受付名簿・ネームプレート】
googleスプレッドのデータをダウンロード・加工して受付名簿を作成。名表もwordに差し込み印刷で作成。自前所有のネームプレートに挿入。

【参加者配布用名簿】
こちらは今回、ARG様の好意に甘え印刷をお願いし、前日に受け取り、折り作業をフォーラム登壇者で行いました。また当日の交流がスムーズに行われるようにリマインドメールに添付し、どういった方が参加できるかわかるようにしました。そうすることで、交流会参加者とは交流会で、参加しない人とは総合展会場で交流できるよう工夫したつもりです。

【景品】
わりと開催直前にお願いをし、出品いただきました。依頼、回収にあたってはARG@岡本様、出品にあたっては各企業様、出展者様にお世話になりました。

【司会・受付】
こちも数日前、直前にお願いをさせていただきました。井上さん、庄子さん、天野さん、石道さん、日向さんに感謝です。

【集合写真】
こちらはその場で、名カメラマン@ひばるさんにお願いしました。m(__)m

終了後、会計処理、ネームプレートの回収、関係各位への御礼メール、ブログ報告。ここまでが一連の作業でしょうか。(←いまここ)


【良かった点】

  • これまでの経験、ノウハウで業務負担が減ったこと。
  • 学割募金に想像以上ご協力いただけたこと。(1口100円でしたが、2千円を投入いただいた方も!)
  • 景品をたくさん提供いただき、会自体が盛り上がったこと。
  • リマインドで事前に名簿を送ったことで参考になったとの声があったこと。
  • ちゃんと欠席連絡もらったり遅れるなど連絡をいただくなどを含めて、出席率が100%だったこと。また登録いただいたメール配信エラーがなかったこと。これは100人規模ではミラクルだと思いました。


【反省点】

  • 抽選会の仕組み。なぜ連番があるのに別の番号を振った、自分。連番と名前を呼べば良かったのにと、抽選してる途中で気がつきました・・。
  • 抽選会、オープンマイクの際に参加者を注目させれなかったこと。(ドラが必要だったかも・・)
  • 初めての参加者、学生などに交流のきっかけを用意できなかったこと。
  • 企業の参加者をもっと増やしたかった
  • 抽選会自体は良かったが、そのぶん、交流する時間が削られたこと


【感想】
ボランタリーに運営している以上、手がまわらないところがある。というのは言い訳でしかないのですが、参加者の皆さんにもある程度の協力をお願いしたいと思っています。それは人が話しているときは耳を傾けるという簡単なことです。


せっかくPRしている、景品を提供いただいた方が説明をしているのに、ザワザワしてて聞き取りくいという状況は運営側として辛いです。前から見ていると、成人式で騒ぐ若者のように見えてしまいます。参加者全員が気持ちよく帰れるよう、大人として最低限のマナーを心掛けましょう。

また抽選会は交流会ではなく総合展本会で実施できるといいかもと思いました。各企業ブースでアンケートに答えるともらえるとか、ポスターセッション同様に企業ブースを回って良かったブースを投票した人にあたるとか。交流会では予想以上に商品が集まり、時間的に捌ききれず、企業側のPRなどでの還元も十分にできず申し訳なかったです。

いずれにせよ、交流会を実施することで図書館総合展自体が盛り上がり、交流の輪が広まる部分はあります。一方、個々の方と深い交流ができないデメリットもあります。参加者それぞれが自分に合った、目的に応じた交流ができればと思います。今回ブログに書いた内容が少しでもイベント運営をやる方の参考になれば幸いです。ぜひ来年は自分が主催するぞ!という方が出てくることを楽しみにしています。

 

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